Individualsoftware oder SaaS: Was lohnt sich wirklich?

Die meisten Unternehmen starten mit Excel, einem Online-Kassensystem und drei, vier SaaS-Abos. Das ist vernünftig. Irgendwann aber pflegt jemand im Büro dieselben Daten in drei Programmen, die Lizenzkosten steigen mit jedem neuen Mitarbeiter, und der wichtigste Ablauf im Unternehmen passt in keines der Tools.

Spätestens dann steht die Frage im Raum: Individualsoftware oder weiter mit Standardsoftware? Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Es gibt aber klare Signale, an denen Sie die Entscheidung festmachen können, und eine Rechnung, die weiter reicht als der Vergleich von Monatspreis und Angebotssumme.

Wann Standardsoftware die richtige Wahl ist

SaaS-Produkte haben echte Stärken. Sie sind sofort verfügbar, monatlich kündbar, Updates sind inklusive, und für Standardaufgaben sind sie über Jahre gereift. Für Abläufe, die in fast jedem Unternehmen gleich aussehen, gibt es selten einen Grund, selbst zu bauen:

Buchhaltung und Lohnabrechnung, etwa mit DATEV, lexoffice oder sevDesk
E-Mail, Kalender, Dateiablage und Videokonferenzen
Ein einfaches CRM in der Anfangsphase
Ein Online-Shop mit normalem Sortiment und üblichem Bestellablauf

Auch wenn Ihr Geschäftsmodell noch in Bewegung ist, ist Standardsoftware klüger. Wer seine Prozesse alle drei Monate umbaut, sollte sie nicht in Code gießen.

Eine brauchbare Faustregel: Prozesse, die Sie nicht vom Wettbewerb unterscheiden, kaufen Sie ein. Prozesse, mit denen Sie Geld verdienen und die bei Ihnen anders laufen als bei anderen, sind Kandidaten für eine eigene Lösung.

Sechs Anzeichen, dass Sie herausgewachsen sind

Der Übergang kommt selten mit einem Knall. Meist sind es kleine Reibungen, die sich summieren. Prüfen Sie ehrlich, wie viele dieser Punkte auf Ihr Unternehmen zutreffen:

Excel als Klebstoff: Wichtige Zahlen entstehen erst, wenn jemand Exporte aus mehreren Systemen in eine Tabelle kopiert.
Doppelte Erfassung: Ein Auftrag wird im CRM angelegt, im Lager noch einmal und in der Buchhaltung ein drittes Mal. Jede Kopie ist eine Fehlerquelle.
Kosten pro Nutzer: Jede neue Lagerkraft und jeder Außendienstler braucht Lizenzen in mehreren Tools, obwohl er nur zwei Funktionen nutzt.
Fehlende Abläufe: Ihr Kernprozess, etwa Produktion mit Chargen, Ratenzahlungen oder Warenverteilung zwischen Filialen, wird mit Notizfeldern und Umwegen nachgebaut.
Abhängigkeit: Preiserhöhungen, gestrichene Funktionen oder die Übernahme des Anbieters treffen Sie direkt, und Sie haben keinen Einfluss darauf.
Keine Gesamtsicht: Die Geschäftsführung bekommt belastbare Kennzahlen erst am Monatsende, und dann mit Fragezeichen.

Treffen drei oder mehr Punkte zu, lohnt sich eine ernsthafte Prüfung. Das heißt noch nicht, dass Sie alles neu bauen sollten. Es heißt, dass Sie nachrechnen sollten.

Individualsoftware oder SaaS: die Kosten über drei Jahre

Der typische Fehler beim Vergleich: Monatspreis des SaaS-Tools gegen Angebotssumme der Entwicklung. Aussagekräftig wird es erst, wenn Sie die Gesamtkosten über mindestens drei Jahre rechnen, inklusive der Arbeitszeit, die Ihr Team mit Umwegen verbringt.

Das folgende Rechenbeispiel zeigt ein Handelsunternehmen mit 25 Nutzern. Die Werte sind Annahmen zur Veranschaulichung, keine Prognose für Ihr Unternehmen.

Posten über 3 Jahre	Standardsoftware	Individualsoftware
Lizenzen (drei Tools, zusammen 60 € pro Nutzer und Monat)	ca. 54.000 €	entfällt
Einrichtung, Datenübernahme, Schulung	ca. 5.000 €	im Projekt enthalten
Entwicklung	entfällt	60.000 bis 90.000 €
Hosting, Wartung, Weiterentwicklung	im Abo enthalten	29.000 bis 43.000 €
Doppelte Erfassung (2 Personen, je 1 Stunde täglich, 35 € pro Stunde)	ca. 46.000 €	weitgehend entfällt
Summe	ca. 105.000 €	ca. 89.000 bis 133.000 €

Nach drei Jahren liegen beide Wege in diesem Beispiel nah beieinander. Der Unterschied zeigt sich danach: Die Lizenzkosten wachsen mit jedem neuen Mitarbeiter weiter, die Kosten der eigenen Software bleiben weitgehend stabil. Dazu kommt, was sich schwer in Euro fassen lässt: weniger Fehler, schnellere Auskünfte für Kunden und Zahlen, denen die Geschäftsführung vertraut.

Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein. Wenn Standardsoftware bei Ihnen klar günstiger bleibt und Ihre Abläufe abdeckt, bleiben Sie dabei. Eine eigene Lösung muss sich rechnen, nicht gut anfühlen.

Oft ist die beste Antwort eine Mischform. Buchhaltung, E-Mail und Videokonferenzen bleiben Standard, und nur der Bereich, in dem Ihr Unternehmen anders arbeitet als andere, wird individuell entwickelt und per Schnittstelle angebunden. So zahlen Sie nur dort für Entwicklung, wo sie einen echten Unterschied macht.

Eigentum, Daten und Abhängigkeit

Bei Standardsoftware mieten Sie ein Produkt. Funktionen, Preise und Datenformate bestimmt der Anbieter. Das ist kein Problem, solange Sie Ihre Daten jederzeit vollständig exportieren können und der Anbieter zu Ihnen passt.

Bei Individualsoftware entscheiden Sie selbst, wo die Daten liegen, etwa auf einem Server in Deutschland oder der EU, wer darauf zugreift und welche Auswertungen möglich sind. Für die DSGVO ist das ein Vorteil, weil Sie Speicherorte, Zugriffe und Löschfristen genau dokumentieren können.

Achten Sie im Vertrag auf drei Punkte:

Sie erhalten die ausschließlichen und zeitlich unbegrenzten Nutzungsrechte am Quellcode.
Der Code liegt in einem Repository, auf das Sie selbst Zugriff haben, nicht nur der Entwickler.
Es gibt eine technische Dokumentation, mit der auch ein anderes Team weiterarbeiten könnte.

So bleibt die Software Ihr Eigentum im praktischen Sinne, und Sie tauschen nicht die Abhängigkeit vom SaaS-Anbieter gegen die Abhängigkeit von einer Agentur.

Eigene Software bedeutet allerdings auch eigene Verantwortung für den Betrieb. Bei SaaS kümmert sich der Anbieter um Server, Backups und Sicherheitsupdates. Bei einer individuellen Lösung muss das jemand übernehmen, idealerweise mit klar vereinbarten Reaktionszeiten. Planen Sie Hosting, Überwachung und Wartung deshalb von Anfang an mit ein, statt sie nach dem Start nachzuverhandeln.

Schrittweise vorgehen statt alles auf einmal

Sie müssen nicht alle Systeme an einem Stichtag ersetzen. Die meisten erfolgreichen Projekte laufen in Stufen:

Prozesse aufnehmen: Wo entsteht doppelte Arbeit, wo passieren Fehler, wo warten Kunden?
Kernmodul zuerst: Bauen Sie den einen Ablauf, der Sie am meisten kostet, zum Beispiel Auftragserfassung, Produktion oder Filialbestand.
Anbinden statt ersetzen: Die Buchhaltung bleibt in DATEV oder lexoffice, die neue Software liefert die Daten über eine Schnittstelle zu.
In Stufen ausbauen: Weitere Module folgen erst, wenn das erste im Alltag läuft und Ihr Team damit arbeitet.
Altsysteme abschalten: Kündigen Sie Abos erst, wenn die Daten sauber übernommen und geprüft sind.

So verteilt sich das Budget über mehrere Etappen, Sie sehen früh Ergebnisse, und Ihr Team gewöhnt sich Schritt für Schritt an die neue Lösung.

Was Sie vor dem ersten Gespräch vorbereiten sollten

Ein Entwicklungspartner kann Aufwand und Kosten nur so genau einschätzen, wie Sie Ihre Abläufe beschreiben. Ein förmliches Lastenheft brauchen Sie dafür nicht. Hilfreich sind:

eine kurze Beschreibung der wichtigsten Abläufe, gern als Stichpunkte
die beteiligten Rollen, etwa Vertrieb, Lager, Buchhaltung und Geschäftsführung
eine Liste der heutigen Tools und ob sich Daten daraus exportieren lassen
echte Beispieldokumente wie Angebot, Lieferschein oder Rechnung
ein Mengengerüst: Anzahl Nutzer, Standorte, Aufträge pro Tag

Zwei Beispiele aus der Praxis

La Vida Vision ist eine Optikerkette mit mehreren Filialen in Ägypten. Optiker haben Anforderungen, die ein gewöhnliches Kassensystem nicht kennt: Gläser mit individuellen Werten, Bestände pro Filiale und Kunden, die online bestellen und im Geschäft abholen. Wir haben dafür ein ERP mit Kassensystem für alle Filialen gebaut, dazu einen Online-Shop mit Glas-Konfigurator, alles auf einer gemeinsamen Datenbasis.

Der Al-Mahaba Factory Manager ist für eine Fabrik für PET-Flaschen in Ägypten entstanden. Rechnungen, Produktion, Lager und Kasse laufen über eine Android-App, die auch ohne Internet arbeitet und sich synchronisiert, sobald die Verbindung zurück ist. Die Geschäftsleitung sieht alles in einem Web-Panel.

Beide Systeme ersetzen Tabellen und Insellösungen durch einen durchgängigen Ablauf. Wie wir solche Projekte angehen, lesen Sie auf unserer Seite zur individuellen Softwareentwicklung.

Häufige Fragen

Was kostet Individualsoftware?

Das hängt vom Umfang ab. Ein einzelnes Modul, etwa eine Auftragserfassung mit Schnittstelle zur Buchhaltung, beginnt häufig im Bereich von 20.000 bis 40.000 Euro. Ein ERP mit mehreren Modulen und Filialen liegt deutlich darüber. Dazu kommen Hosting und Wartung. Ein schrittweises Vorgehen verteilt die Kosten und reduziert das Risiko.

Wie lange dauert die Entwicklung?

Ein erstes Kernmodul ist oft in zwei bis vier Monaten einsatzbereit. Umfassende Systeme entstehen über mehrere Stufen innerhalb von sechs bis zwölf Monaten. Den größten Einfluss auf die Dauer haben klare Anforderungen und schnelle Rückmeldungen aus Ihrem Team, nicht die reine Programmierzeit.

Können wir unsere bestehenden Daten übernehmen?

In aller Regel ja. Daten aus Excel, alten Datenbanken oder SaaS-Tools lassen sich übernehmen, sofern ein Export möglich ist. Wichtig ist, die Daten vorher zu bereinigen: Dubletten entfernen, Formate vereinheitlichen, Pflichtfelder prüfen. Planen Sie dafür bewusst Zeit ein, denn saubere Stammdaten entscheiden darüber, ob die neue Software im Alltag akzeptiert wird.

Was passiert, wenn unser Entwickler nicht mehr verfügbar ist?

Dieses Risiko regeln Sie vertraglich und technisch. Sichern Sie sich die Nutzungsrechte am Quellcode, verlangen Sie Zugriff auf das Repository und eine verständliche Dokumentation. Setzt das Projekt auf verbreitete Technologien wie Laravel oder Flutter, findet sich auch später leicht ein anderes Team, das die Software weiterführen kann.

Ist Individualsoftware DSGVO-konform?

Sie kann es sehr gut sein, weil Sie Speicherort, Zugriffsrechte und Löschfristen selbst festlegen. Konform wird sie allerdings nicht automatisch. Rollen und Rechte, Protokollierung, Verschlüsselung, ein Löschkonzept und ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Hosting- und Entwicklungspartnern gehören von Anfang an in die Planung.

Der nächste Schritt

Wenn Sie unsicher sind, ob sich eine eigene Lösung für Sie rechnet, sprechen Sie mit uns. Wir schauen uns Ihre aktuellen Abläufe an und sagen Ihnen offen, ob Standardsoftware reicht oder wo eine eigene Software den größten Nutzen bringt. Das erste Gespräch ist kostenlos, und wir antworten innerhalb eines Werktags. Hier erreichen Sie uns.